|
Momenteel heeft onze afdeling een aantal projecten in de steigers staan; hieraan werken zowel bestuursleden als vrijwilligers leden/sympathisanten.
Hebt u een speciale interesse voor een bepaalde gemeente en wil u daarvoor uw steentje bijdragen, aarzel niet om ons te contacteren. Familiekunde-Dendermonde zal u met alle mogelijke middelen begeleiden en voorzien van de nodige bronnen & werkdocumenten. OPROEP VOOR MEDEWERKERS
SAMENWERKING MET HET STADSARCHIEF DENDERMONDE Verschillende uitgaven werden reeds gerealiseerd is samenwerking met het stadsarchief, dat ons welwillend de nodige bronnen ter beschikking stelt waarvoor dank. INVENTARISATIE ROUWPRENTJES & ROUWBRIEVEN Hebt u nog rouwprentjes of rouwbrieven liggen ? bezorg ze ons ! - u bewijst er ons en de genealogen van het Land van Dendermonde een uitstekende dienst mee!
Het belang van rouwbrieven en bidprentjes voor genealogen hoeft geen betoog; zij zijn immers de ideale bron om de 100-jarige periode van de privacywetgeving mee te helpen overbruggen. Ook bestaat de mogelijkheid om kopiën langs elektronische weg te bestellen en toegestuurd te krijgen tegen een kleine vergoeding. Er wordt volop ingezet op het inscannen van de documenten.
Voor de inventarisatie werd een standaard Excel-werkblad opgesteld en werden een aantal regels afgesproken. Wij gaven er de voorkeur aan volgende rubrieken op te nemen in het Excel-blad:
INVOER VOORBEELD:
.
Voor een uniform uitzicht van de gegevens en een aantal andere beperkingen, eigen aan Excel, moesten we onszelf enkele normen opleggen. Ook omdat verschillende mensen met de invoer kunnen bezig zijn hebben we een controleprogramma ontwikkeld dat een aantal anomalieën opspoort. Na invoeren van een reeks gegevens laten we dit controleprogramma (zullen we verder CP noemen) het Excel-bestand testen en de gevonden anomalieën die het programma kan vinden worden gesignaleerd of onmiddellijk veranderd in de vooropgestelde vorm. In bovenstaande tabel zijn 5 rijen als voorbeeld ingevuld en tonen ons een aantal mogelijke problemen. Om te beginnen echter moeten we een Excel-blad aanmaken dat aan een aantal voorwaarden voldoet. Op een leeg Excel-blad moeten voor het invoeren de 11 gebruikte kolommen als Tekst gedefinieerd worden. Dit doet men door 11 kolommen over hun ganse lengte te selecteren (in een lege map kolom A selecteren, linker muistoets ingedrukt houden en slepen tot en met kolom K, mag ook verder). Op de menubalk Opmaak selecteren, dan Celeigenschappen, dan Getal-categorie en dan Tekst en OK om af te sluiten. Eenvoudiger is het een voorbeeld hier van onze internetpagina te plukken als Excel voorbeeldbestand. Voor een aantal kolommen is echter nadere toelichting nodig. Volgnummer: Voor het volgnummer gebruiken we voorlopig een getal van 5 cijfers. Bij controle met CP zal bij getallen van 4 cijfers een 0 voor gezet worden. Indien langer dan 5 cijfers zal het eerste cijfer verwijderd worden. Om de nullen op het scherm te krijgen moeten we er voor zorgen dat de opmaak van kolom Volgnummer zeker als tekst is (zie hoger). Na invoeren van een beginnummer in de eerste cel onder Volgnr kunnen we de volgende incrementeren met doorslepen van eerste (of vorige) cel naar de volgende cellen in deze kolom. Voor overlijdensberichten uit kranten voegen we expliciet de letter K toe aan het volgnummer. Titularis: de familienamen voeren we in met gewone schrijfwijze (hoofdletters waar nodig). Indien enkel hoofdletters in de familienaam gebruikt zijn zal CP deze omzetten naar gewone schrijfwijze. De letters na een spatie zullen door CP omgezet worden in een hoofdletter. Aangezien sorteren op de familienaam als dusdanig tot rare effecten kan leiden maakt CP ook een kolom bij voor de naam die zal gebruikt worden om te sorteren. Hiervoor worden de spaties en eventueel ‘ (accent zoals in D’hondt) verwijderd. Geb. datum en Overl. datum: deze twee kolommen moeten zeker als TEKST ingesteld zijn en kunnen ook met Opmaak op uitlijning Links gezet worden voor een betere leesbaarheid. Het is blijkbaar zo dat Excel geen datums kan hanteren van vóór 1900. Daarom kozen we voor invoerformaat: 2004-06-23 (jaar, maand, dag). Dit invoerformaat moet consequent beginnen met het jaartal en geeft later geen problemen bij klasseren op datum. Ook wanneer enkel het jaartal opgegeven is komt dit goed terecht. Zie voorbeeld tussen rijen met volgnummer 7 tem 13, ongesorteerd in kolom Geb. datum, gesorteerd onder Overl. datum. Verwanten: de familienamen scheiden door: (spatie)&(spatie). Het teken & kan gebruikt worden om de namen af te splitsen in een gepast programma. In principe zijn de namen van de grootmoeders voldoende. Sommigen vinden het gemakkelijker om alle namen in te geven zoals die vermeld zijn op het document. Het gebeurt soms dat dezelfde familienaam tweemaal voorkomt wat een belangwekkend gegeven kan zijn. Plaatsnamen: indien geen zekerheid over de overlijdensplaats (bvb thuis overleden ) zullen we niets invullen omdat de adressen geen uitsluitsel geven. Wanneer echter bij overlijden ‘aldaar overleden’ staat kan dezelfde plaats als bij geboorte ondersteld worden. Het programma CP vergelijkt de ingevoerde plaatsnamen met een lijst van gemeentenamen zoals gebruikt door NIS (nationaal instituut voor statistiek). Een lichtelijk aangepaste lijst is te vinden op onze site. Enkel de namen van het Vlaamse landsgedeelte en het Brussels gewest werden weerhouden. Het veelvoorkomende Sint in Vlaamse gemeentenamen schrijven we voluit. Een koppelteken gebruiken we in samengestelde namen. Enkele voorbeelden van correcte invoer in geval van twijfel: Sint-Niklaas Beveren-aan-den-Ijzer Erps-Kwerps. Plaatsnamen in het buitenland laten we volgen door de autocode tussen haken, bvb: Frankrijk > (F) ; Nederland > (NL). Dit kan dan ook gebruikt worden bij opzoekingen in het bestand. Bij het invoeren hadden we al direct enkele speciale gevallen waarvoor we het volgende voorstelden: -In geval van 2 huwelijken: 1 rij volledig invullen en deze rij kopiëren, dus zullen uiteindelijk twee rijen met zelfde nummer in het bestand voorkomen. In kolom Partner de naam van de tweede partner invoeren. Zie in het voorbeeld de rijen met volgnummer 3. Eventueel dit kopiëren herhalen in geval van meerdere huwelijken. -Rouwbrief ongehuwde of kind: de voornamen van de vader opgeven in kolom "voornaam partner". In kolom Partner: ‘ vader ‘ invullen. Dit kan later gebruikt worden voor selecteren. De naam van de moeder in kolom Verwanten invullen. -Rouwbrieven geestelijken (analoog als voor ongehuwde of kind): familienaam op de gewone plaats, kloosternaam achteraan onder Verwante families. In kolom Partner : ‘ geestelijke ‘ invullen. Indien geen familienaam opgegeven dan hebben we er eigenlijk niet zoveel aan, dan maar de kloosternaam als titularis opgeven.
EN VERDER: Op een eeuwig voorlopige lijst van rouwbrieven en bidprentjes op onze internetwebsite kunt u de evolutie van het invoeren volgen. Deze lijsten kunnen ook gebruikt worden om tijdens het invoeren op eventueel dubbels te controleren. De lijst van de gebruikte gemeentenamen kunt u hier raadplegen evenals een blanco Excel voorbeeldbestand. Om enige uniformiteit te bekomen bij het archiveren van dit soort documenten zouden we dan ook iedereen aanraden die over een respectabel aantal rouwbrieven en/of bidprentjes beschikt, om die te inventariseren rekening houdend met deze richtlijnen. Indien de eigenaar van de rouwbrieven en/of doodsprentjes dit wenst kan hij ons de inventarislijst toesturen en wij zullen die ter consultatie op internet zetten. Door toekennen van een aangepast volgnummer kunnen we dan bepalen wie de eigenaar is van het betrokken document. We hopen hiermee de leden van Familiekunde Vlaanderen een dienst te bewijzen en zien dan ook vol verwachting elke persoonlijke bijdrage tegemoet.
PRIVACY: Om de privacy te respecteren publiceren we enkel de gegevens van de titularis op de Internet-pagina. De volledige gegevens en documenten kunnen geraadpleegd worden in ons documentatiecentrum. Betrokken personen van een bepaald document kunnen ons altijd vragen om bepaalde gegevens uit de databank te verwijderen bij bezwaar. |
